Проєкт – це спільна робота. Незважаючи на те, що ви відповідаєте за управління ним, для того, щоб проєкт був успішним, вам все одно потрібно розраховувати на інших людей, працювати з ними та звітувати перед ними.
За даними Інституту управління проектами, зацікавлені сторони проєкту визначаються як: «Особи та організації, які беруть активну участь у проєкті, чиї інтереси можуть позитивно чи негативно вплинути на результат виконання проєкту.». Іншими словами, зацікавлені сторони вашого проєкту – це люди або групи, які щось виграють (або втрачають) від результатів вашого проєкту. Отже, згідно з вищевказаним визначенням зацікавлених сторін проекту, зацікавлена особа – це будь-хто, хто має інтерес чи інвестиції у ваш проект.
Ваші зацікавлені сторони – це різноманітна група з різноманітними інтересами. (Якщо ви граєте в жорсткому режимі, у них можуть бути навіть суперечливі інтереси, з якими вам потрібно врівноважити!) Мало того, але перелік зацікавлених сторін може змінюватися протягом усього шляху проєкту: вплив певної зацікавленої сторони може набути більш-менш важливого значення, наприклад, залежно від фази проєкту.
Робота вашого менеджера проєкту полягає в тому, щоб інформувати всіх зацікавлених сторін, брати участь у роботі та працювати протягом усього процесу впровадження проєкту. Зрештою, управління цими складними відносинами із зацікавленими сторонами – одна з ключових навичок керівника проєкту. Але з великою кількістю різних інтересів, перспектив та особистостей, що можна транслювати, це не легкий подвиг.
Інвестиції у ваш проєкт можуть приймати різні форми. Це можуть бути гроші компанії, спонсорство виконавчої влади або ресурси менеджера. Це також може стосуватися кінцевого споживача або замовника, оскільки їх потреби є вирішальним питанням щодо управління вашим проєктом.
Існують два основні типи зацікавлених сторін в управлінні проектами, внутрішні та зовнішні. Внутрішні зацікавлені сторони – це люди або групи в бізнесі, такі як члени команди, менеджери, керівники тощо. Зовнішні зацікавлені сторони – люди або групи зовні бізнесу. Сюди відносять клієнтів, користувачів, постачальників та інвесторів.
Зацікавлені сторони в кожному конкретному проєкті будуть залежати від типу проєкту та галузі, але ось кілька прикладів типів зацікавлених сторін в управлінні проектами:
– керівник проєкту;
– члени команди;
– менеджери;
– менеджери, що відповідають за ресурси;
– керівники;
– керівництво;
– власники компаній;
– інвестори;
– спонсори;
– фінансисти;
– постачальники;
– продавці;
– консультанти;
– клієнти;
– кінцеві користувачі.
Як тільки статут вашого проекту буде завершений і визначено сферу вашого проекту, ви можете використовувати його, щоб почати відображення ваших зацікавлених сторін.
1. Визначте хто є вашою зацікавленою стороною Першим кроком потрібно визначити, хто насправді є вашими зацікавленими сторонами. Для цього намалюйте проєкт статуту і план, та документацію проєкту, щоб скласти повний перелік ваших зацікавлених сторін проєкту, як внутрішніх, так і зовнішніх. Майте на увазі, що деякі зацікавлені сторони не долучаться до участі до наступного етапу реалізації проєкту, але якщо ви можете заздалегідь передбачити, ким вони будуть, ви можете почати отримувати їхній внесок, будувати відносини з самого початку, і допомогти їм відчути себе причетними з самого початку.
2. Визначте пріоритетність своїх зацікавлених сторін Визначивши всіх своїх зацікавлених сторін, ви можете почати визначати їх пріоритет. Визначення пріоритетності для ваших зацікавлених сторін є важливим, оскільки воно допомагає зрозуміти, куди інвестувати свої ресурси. Іншими словами, це допомагає вам – як керівнику проєкту – визначити, хто є ключовим органом, що приймає рішення, у будь-який момент, тож ви можете переконатися, що ви спілкуєтесь з потрібними людьми в потрібний час.
Стаття перекладена із сайту teamwork