Планування проектів лежить в основі життєвого циклу проєкту і розповідає всім учасникам, куди ви їдете та, як саме збираєтесь туди потрапити. Фаза планування – це коли документи проектуються, визначаються результати та вимоги проєкту та створюється його графік. Він передбачає створення набору планів, які допоможуть провести вашу команду через етапи успішної реалізації проєкту. Плани, створені на цій фазі, допоможуть вам керувати часом, витратами, якістю, змінами, ризиком та пов’язаними з цим проблемами. Вони також допоможуть вам контролювати персонал та зовнішніх постачальників, щоб упевнитися, що ваш проєкт реалізується вчасно та в межах бюджету.
Етап планування проєктів часто є найскладнішим етапом для керівника проєкту, тому що йому потрібно вибрати той персонал, ті ресурси та обладнання, які необхідні для здійснення проєкту. Теж потрібно планувати свої комунікаційні та закупівельні дії, а також укладати договір з будь-якими сторонніми постачальниками, на випадок форс-мажорів.
Метою етапу планування проекту є:
– встановлення вимог бізнесу;
– встановлення вартості, графіку, переліку результатів та дати доставки;
– отримання ресурсів;
– отримання схвалення керівництва та перехід до наступного етапу.
Основними процесами планування проекту є:
– планування – визначення конкретних вимог до проєкту для полегшення створення структури розподілу обов’язків;
– підготовка структури особистих завдань кожного співробітника;
– Розробка графіку проєкту – перелік дедлайнів всіх заходів та деталізація їх послідовності виконання;
– планування ресурсів – вказує, хто буде виконувати яку роботу, в який час та чи потрібні спеціальні навички для виконання проєктних завдань;
– бюджетне планування – уточнення бюджетних витрат
– планування закупівель;
– управління ризиками – планування можливих ризиків та розгляд планів у разі надзвичайних ситуацій;
– планування якості – оцінка критеріїв якості, які будуть використані для проєкту;
– планування комунікацій – розробка стратегії комунікації з усіма зацікавленими сторонами проєкту.
Фаза планування уточнює цілі проекту, які були зібрані під час фази ініціації. Це включає планування етапів, необхідних для досягнення цих цілей, шляхом подальшого визначення конкретних заходів та ресурсів, необхідних для завершення проєкту.
Тепер, коли ці цілі були визнані, вони повинні бути чітко сформульовані, детально розглядаючи кожну мету. З такою ретельністю наше розуміння цілі може змінитися. Часто сам акт спроби описати щось точно дає нам краще розуміння того, про що ми говоримо. Ця артикуляція слугує основою для розробки вимог. Це означає, що після чітко сформульованої мети ми можемо описати її конкретними (вимірюваними) термінами та визначити, що нам потрібно зробити для її досягнення.
Сформулювавши цілі проєкту, слід дотримуватися наступних правил:
конкретність – вникайте в деталі. Цілі повинні бути конкретними і викладені чітко, стисло та зрозуміло;
узгоджуйте дані із зацікавленими сторонами;
цілі повинні бути зосереджені на реальність;
цілі повинні мати часовий інтервал із призначеною для них кінцевою датою.
Якщо ви будете дотримуватися цих принципів, ви будете впевнені, що ваші цілі відповідають критеріям, необхідним для отримання успіху у реалізації вашого проєкту.
Cтаття перекладена з opentextbc.ca