Ми поспілкувались із Ольгою Хуповець – консультантом з впровадження ЕRP-систем щодо її навчання та отримання ISО «Управління проектами» та « Управління процесами», а також поговорили про роботу та враження від навчання.
Розкажіть про себе, чим займаєтесь та які рішення приймаєте.
Свій career path розпочала ще будучи студенткою 4-го курсу Києво-Могилянської Академії на факультеті комп’ютерних технологій, пізніше отримала другу вищу освіту за напрямком Фінансовий менеджмент в КНЕУ. Насьогодні маю майже 20 років досвіду впровадження ERP-систем в основному для українських підприємств. Розпочинала як програміст, потім зрозуміла, що якісна постановка задачі це 80% успіху і надалі вже поєднувала позиції бізнес-аналітика, проектного менеджера, консультанта з впровадження. З точки зору класичного проектного менеджменту мої щоденні завдання – це постійна робота з очікуваннями замовників, розробка та доставка найкращих рішень, при цьому завжди балансування в рамках діамантового чотирикутника: час, бюджет, об’єм робіт та якість. Впровадження будь-якої системи це завжди проектна діяльність і хоча проекти повторюються, кожен з них характеризується різним баченням та цілями (vision & objectives), переліком робіт (scope), різними командами та зацікавленими сторонами (team & stakeholders). Тому для мене кожен новий проект з початку до повного завершення це завжди новий виклик, новий досвід, розширення кола знайомств та постійна адаптація підходів та методології, що використовуються в роботі. І кажучи про завершення проекту, трішки лукавлю, тому що знайти свого бізнес-партнера, який якісно забезпечує автоматизацію твого бізнесу – це можна порівняти хіба що з сімейним лікарем, який знає, що тебе болить і працює на профілактику, а не бореться з проблемами. Ефективна співпраця з замовниками триває більше 10 років.
Як вплинув карантин на Вашу роботу та Вашу успішність?
В грудні 2019 року почала роботу в масштабному Проекті в одній з державних структур (не буду афішувати назву проекту). На той час я мала вибір між комерційною організацією з високою заробітною оплатою та можливістю зробити внесок в побудову прозорого інформаційного середовища для українських громадян. Пам’ятаю розповідала друзям, що вперше в мене з’явилася робота з місією. Саме там мені вдалося найповніше застосувати своє вміння вибудовувати процеси. Але карантин та зміна уряду в березні 2020 призвів фактично до повного призупинення робіт по Проекту. Під час локдауну баланс між роботою та особистим життям стерся. Між робочими мітингами та кореспонденцією потрібно встигнути приготувати їсти, проконтролювати шкільні уроки (перечитала Тома Сойєера та Поліанну), зайняти меншого, а вже ввечері починався продуктивний час для виконання завдань, що потребують значної сконцентрованості. Карантин дав можливість скоротити до мінімуму неефективні комунікації, перевести в он-лайн ті курси, які я давно планувала пройти і ніяк не могла виділити час та банально задуматись над якістю свого життя.
Які рішення Вам найкраще даються та в якій справі Ви є експертом?
Моє основне завдання – це вивчення, систематизація та моделювання операційної діяльності. Я допомагаю замовниками описати, проаналізувати, оптимізувати та, якщо потрібно, автоматизувати бізнес-процеси. Моя сильна сторона – це системний підхід до вивчення проблематики, підготовка якісної документації та постійна орієнтація на бізнес-цілі компанії.
Як вплинуло на Ваше мислення навчання з управління проектами та бізнес-процесами?
Цінність будь-якої сертифікації полягає в підготовці до неї. Пройти курс підготовки по сертифікації для проектних менеджерів у мене ще в планах, але, але отримані знання для сертифікації ISO 9001:2015 також для мене дуже цінні. Банально, але розуміння перебігу процесу дозволяє більш усвідомлено та відповідально виконувати свої завдання. Коли розумієш, які є процеси, що є на вході та на виході процесу, хто є його власником, що потрібно для його реалізації, які регламенти застосовуються, будь-які «проблеми» чи «конфлікти» зводяться до мінімуму чи не виникають зовсім. Дуже яскраво це було помітно в державній структурі, коли зверху поступає запит на подання інформації у відповідних аналітичних розрізах і запускається ціла ієрархія виконавців, що починають з ручної вибірки даних з паперових журналів та заповнення Excel-файлів, з Excel-файлів районів в звіти області і т.д. А питання можна вирішити, фактично вибудовуванням процесу та незначними доопрацюваннями програмного забезпечення. Чи, наприклад, користувач просить додати в систему чарівну кнопку, яка буде допомагати вирішувати локальну проблему, але при детальному розгляді виявляється, що проблема набагато глибше і ефективніше її вирішити, а точніше не створювати, на іншому рівні. Саме процесний підхід дозволить правильно скоординувати дії для отримання бажаного результату.
Що з цього навчання Ви уже впровадили у своїй роботі і що плануєте впровадити?
В моїй професійній діяльності я використовую всі рекомендації по правильній організації проектів. Обов’язково на підготовчому етапі визначаються цілі, проблемні області, методології та інструментарій, поверхнева схема процесів, об’єм робіт, їх пріоритезація, формується команда, визначаються ресурси. Далі проводиться аналіз «як є» з використанням нотацій BMPN 2.0 (раніше активно використовували EPC) та формується концепція «як має бути». І найскладніше, зазвичай, на цьому етапі виділення операційного часу експертів предметної області. Працівники або перевантажені своїми задачами і фізично не встигають або інша крайність – працівники розуміють, що їх робота не дуже ефективна з особистих мотивів саботують будь-які зміни. В таких випадках без аналізу ризиків та ескалації проблеми до вищого керівництва проектна робота може бути заблокована або припинена зовсім. Надалі планую удосконалюватися свої навички як бізнес-аналітика та в планах здача CBAP.
Які проекти тепер після того, як Ви стали сертифікованим фахівцем за міжнародним стандартом ISO Вас цікавлять у якості розвитку кар’єри та розвитку Вашого успіху?
Мені цікаві масштабні проекти, отримання міжнародного досвіду, можливість працювати з висококваліфікованою командою. Я дуже хороший командний гравець і не відношу себе до категорії «одиноких рейнджерів, що прийдуть і за 2 місяці порядок наведуть. Так не буває. Зміна процесів, впровадження нових системи це завжди додаткове навантаження, стреси, необхідність адаптації. І моє завдання робити ці переходи максимально плавними: слухати, чути, аналізувати, інформувати, залучати до співробітництва, мотивувати, навчати і безперервно вчитися самій.
Дізнатися більше: https://uabl.org/olga-khupovets/