Автоматизація процесів інформаційних технологій (ITPA) та автоматизація бізнес-процесів мають однакову кінцеву мету: упорядкувати частини бізнесу за допомогою комп’ютеризованих робочих процесів. Ця зміна іноді називається також цифровою трансформацією. За словами Роберта Броутона з IBM, дещо між 25 і 100 відсотками процесів може бути автоматизовано в бізнесі, що дозволяє вашій робочій силі виконувати діяльність вищого рівня та підвищувати продуктивність праці, за вирахуванням тягаря більшої частини своїх робочих місць.
Автоматизація бізнес-процесів (ВРА) допомагає збирати різні бази даних, дозволяє різним системним інтерфейсам спілкуватися один з одним і забезпечує постійний потік інформації. BPA може значно зменшити помилку людини та час, необхідний для виконання завдання. Використовуючи меншу кількість людських та фінансових ресурсів, BPA покращує операційну ефективність, що призводить до навколишнього середовища, яке є більш продуктивним та менш марнотратним.
BPA допомагає вам економити гроші, впорядковуючи операційні процеси, автоматизуючи процеси та прискорюючи обслуговування для своїх клієнтів, і це його найбільша перевага. Крім того, з BPA вам не доведеться повністю переробляти свої процеси, як це було б у справі реінжинірингу бізнес-процесів. BPA також пропонує інші переваги:
упорядковує спілкування;
зменшує ручні процеси;
забезпечує підзвітність;
підвищує продуктивність телефонного центру;
мінімізує витрати;
зменшує дефекти та помилки вручну;
відсічі на зустрічах;
зберігає вкладки у ваших бізнес-процесах;
встановлює чітку ієрархію схвалення та ін.
Автоматизація бізнес-процесів також може вирішити певні бізнес-проблеми, зокрема:
Коли немає аудиторського сліду: аудиторський слід повідомляє, хто, що і коли робив. Це повний запис про події складання угоди. Якщо відбувається неможливість узгодження предмета, аудиторський слід є неоціненним для визначення причини. Шляхи аудиту можуть вийти за рамки бухгалтерського обліку; їх також можна знайти в заходах з дотримання норм і в будь-якій організації, яка займається широкою громадськістю. BPA може гарантувати, що компанія стежила та фіксувала процес.
Коли ніхто не впевнений, куди має йти документація: Компанії часто втрачають час на дебати, де вхідну документацію слід зберігати або неправильно зберігати. BPA може використовувати ваші попередньо впорядковані правила для автоматичного розміщення документації у заздалегідь визначених місцях.
Коли немає видимості процесів: без видимості процесу у підприємств набагато складніше визначити вузькі місця або можливості для підвищення ефективності. BPA робить ваші процеси видимими та автоматичними.
Коли існує неефективне звітування про статус: важлива функція звітування про стан, будь то менеджеру чи клієнтам. Коли ваш менеджер не отримає точного та своєчасного звіту про стан, ваша робота може опинитися під загрозою. Коли ваші клієнти затримуються в очікуванні, коли ви знайдете свою претензію чи запит, ваша компанія втрачає гроші та репутацію. BPA може задовольнити обидві групи учасників одним контактом.
Спадкова система не може спілкуватися з новими додатками: Сучасні підприємства, які існують певний час, як правило, мають складне ІТ-середовище. З розвитком бізнесу та зростанням, звичайно, нові рішення застосовуються для вирішення нових проблем. Також нормально, що частина вашого бізнесу займалася придбанням тіньових ІТ – це системи та програми, об’єднані в організацію, яка не має явного дозволу, контролю або навіть відомих ІТ. Служби зовнішньої бізнес-аналітики та власні розроблені макроси Microsoft Excel – два приклади тіньових ІТ. Коли ці програми переміщуються за межами захищених систем, вони можуть загрожувати безпеці вашого бізнесу. BPA може допомогти інтегрувати ці розрізнені системи та встановити функціонал, який ці застарілі та тіньові системи мали намір запровадити.
Ваші поточні процеси мають кілька етапів: чим більше етапів у вашому процесі, тим довше він буде тривати; отже, кілька етапів можуть зменшити «спритність» вашої компанії. Автоматизація бізнес-процесів показує макет процесу, який дозволяє командам вирізати непотрібні кроки.