Постійно зростає ринок інструментів автоматизації, що націлені допомогти у плануванні, підтримці, управлінні та контролі проєктів. Функціональність значно зросла разом із загальнодоступністю мережевих з’єднань та доступу до Інтернету. Зараз існує широкий спектр застосувань. Члени команди також можуть брати участь у спільній роботі за допомогою таких інструментів:
Управління процесами
Керування планами-шаблонами, з метою їх реалізації та повторного використання. План конкретного проєкту для першого проєкту може бути створений на основі шаблонів. Шаблонами, як правило, керують централізовано, щоб усі частини організації використовували сумісні підходи.
Планування проекту
Створювання та керування планом проєкту, включаючи завдання, ресурси, залежності та витрати. Це дозволяє створити план із найменшими дрібницями, який можна детально розглянути. Що у свою чергу, уможливлює консолідування декількох планів, які стосуються створення та отримання ресурсів для програми з багатьма проєктами.
Планування ресурсів
Підтримка або автоматизація процесів ставлення працівників до проєктів. Відстежуються характеристики, можливості та навички людей в групі, аби на основі цього створити команду для успішної реалізації проєкту.
Збір та обробка графіків у таблицях
Таблиці – це звичайний спосіб збору вихідних даних про прогрес від окремих учасників. У більшості проєктів сьогодні ви зможете використовувати автоматизовані інструменти для збору та аналізу таких даних.
Інформація, яку потрібно зібрати, буде частково залежати від вашого підходу до планування проєкту, а частково від інвестицій, які ви вирішили внести у збір та аналіз інформації про прогрес. Класичний графік роботи може бути реалізований у вигляді паперової системи, за допомогою електронної форми електронних таблиць або в повністю автоматизованому інструменті відстеження проектів.
Звітність
Буде доступно величезна кількість даних про хід проєкту. Завдання полягає в тому, щоб перетворити це на корисну інформацію.
У різних учасників будуть різні потреби та вибрана важлива інформація. Важливо з’ясувати, що хочуть бачити спонсори та керівництво проєкту. Вони можуть віддавати перевагу резюме на високому рівні або детальні звіти. Вони можуть віддавати перевагу діаграмам і таблицям, або вони можуть віддати перевагу добре написаному тексту. Не існує єдиного найкращого шаблону для звітів про успіх.
Управління портфоліо
Надає можливість керувати декількома проєктами, як частиною портфоліо чи програми. Плани, ресурси та прогрес можуть розглядатися в усьому портфоліо, що дозволяє керівнику підприємства визначити проблеми, розглянути пріоритети та скорегувати ресурси. Управління портфоліо буде пов’язане з інструментами планування та відстеження.
Командна робота з комунікації
Передбачає електронне спілкування з усіма учасниками. Це дозволяє відстежувати, чи були прочитані повідомлення, знати чи отримали потрібну інформацію, а також відповідати на отримані повідомлення.
Збір та управління проблемами
Пошук проблем та їх вирішення. Кожен, хто займається проєктом, може помітити потенційні проблеми. Учасників слід заохочувати та винагороджувати за те, що вони довели до відома керівництва проєкту інформацію про певні проблеми. Після того, як питання порушено, керівник проєкту повинен забезпечити його активне обговорення та висловлення всіх сторін.
Запит на зміни та контроль
Збирає запити на зміну та контролює їх вирішення. Статус запиту на зміну та рівень його затвердження слід відстежувати. Окрім бази запитів на зміни, існують журнали та різні звіти управління, щоб керівництво проєкту могло відслідковувати та контролювати зміни.
Управління конфігурацією
“Управління конфігурацією” або “Контроль версій” описує технічний та адміністративний контроль продукції, що постачається.
Управління ризиками
Ризик неминучий у всьому, що ми робимо. Можуть бути звичні ризики, наприклад, що член команди хворіє на частину проєкту. Можливо, існують деякі малоймовірні, але високі ризики впливу, наприклад, ризик, що рішення може спричинити руйнування організації. Хороший керівник проєкту буде постійно оцінювати ризики та вживати заходів за потребою.
Контроль якості
Записує всі конкретні перевірки контролю якості, які необхідні. Відстежує стан цих елементів у системі управління. Подає звіти про виключення та контролює стан коригуючих дій.
Управління документами
Усі проекти передбачають виготовлення та контроль документації. Це повинно забезпечити ефективний спосіб обміну знаннями, інформацією та мисленням між учасниками проекту. Усі учасники повинні легко ознайомитись із сховищем документації проекту та однаково легко додавати до сховища будь-яку документально підтверджену інформацію, яку вони вважають ціною для команди.
Інструменти, що забезпечують таку інтегровану функціональність, зазвичай мають різні вимоги для відповідних цілей, тому у вас повинен бути центральний сервер баз даних.
Наприклад, керівнику проєкту буде потрібен доступ до повного компонента планування та планування, тоді як звичайним членам команди потрібно лише побачити частини кінцевого плану, які стосуються їхніх обов’язків. Менеджеру проєктного офісу буде потрібен повний доступ доданих про проблеми, ризики та зміни управління, тоді як іншим учасникам потрібно лише переглянути інформацію та додати інформацію.
Стаття перекладена із сайту https://www.epmbook.com/tools.htm